Διαχείριση Αιτήσεων Φοιτητών

Η υπηρεσία φοιτητών μέσω Internet (Cardisoft Students Web) προσφέρει μεταξύ άλλων τη δυνατότητα στους φοιτητές να υποβάλλουν αιτήσεις (π.χ. για κάποιο πιστοποιητικό) ηλεκτρονικά. Η εφαρμογή της Γραμματείας δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να διαχειριστεί τις αιτήσεις των φοιτητών που έχουν υποβληθεί ηλεκτρονικά.

Κάθε αίτημα έχει δύο ιδιότητες στο σύστημα. Η μία το χαρακτηρίζει σε σχέση με το αν έχει αναγνωστεί και μπορεί να πάρει την τιμή Μη αναγνωσμένο και Αναγνωσμένο. Η δεύτερη  ιδιότητα έχει να κάνει με την επεξεργασία της αίτησης και παίρνει τη τιμές Σε εκκρεμότητα και Ολοκληρώθηκε.

Κάθε φορά που υποβάλλεται μια αίτηση από κάποιον φοιτητή, αυτή αυτόματα παίρνει τις τιμές Μη αναγνωσμένο και Σε εκκρεμότητα, αφού όπως είναι φυσικό δεν έχει προλάβει να αναγνωστεί ή επεξεργαστεί. Ο σύνδεσμος  στην εφαρμογή της Γραμματείας που οδηγεί στην διαχείριση αιτήσεων βρίσκεται στην ομάδα συνδέσμων Ανακοινώσεις – Αιτήσεις στο κάτω μέρος της κεντρικής σελίδας. Όταν δεν υπάρχουν νέες αιτήσεις που έχουν υποβληθεί από  τους φοιτητές, ο σύνδεσμος φαίνεται ως εξής:

Αντίθετα, αν υπάρχει έστω και μία νέα αίτηση ο σύνδεσμος ενημερώνει για τον αριθμό των νέων αιτήσεων:

Ακολουθώντας τον σύνδεσμο, εμφανίζεται το παράθυρο διαχείρισης αιτήσεων. Αν υπάρχουν αιτήσεις σε εκκρεμότητα, αυτές εμφανίζονται με την εισαγωγή του χρήστη. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα αναζήτησης αιτήσεων χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα κριτήρια αναζήτησης:

 

•      ΑΜ, ο αριθμός μητρώου του φοιτητή που υπέβαλλε την αίτηση.

•      Ονοματεπώνυμο του φοιτητή που υπέβαλλε την αίτηση.

•      Κατάσταση της αίτησης που αναζητείται. Ο χρήστης επιλέγει μία από τις τιμές Σε εκκρεμότητα και Ολοκληρώθηκε.

•      Ημ/νία Αίτησης που αναζητείται.

•      Αίτηση, π.χ. Πιστοποιητικό αναλυτικής βαθμολογίας, Βεβαίωση σπουδών κτλ.

•      Αντίτυπα της αίτησης που ζητήθηκαν από το φοιτητή.

•      Τρόπος Παραλαβής της αίτησης, π.χ. Παραλαβή από τη γραμματεία.

•      Σημείωση που μπορεί να υπέβαλλε ο φοιτητής μαζί με την αίτηση.

•      Αναγνωσμένο: Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ΝΑΙ ή ΟΧΙ, ανάλογα με τη κατάσταση της αίτησης.

•      Αποδ. Αίτησης: Το αποδεικτικό αίτησης αποτελείται από γράμματα και αριθμούς. Είναι μοναδικό και δημιουργείται αυτόματα από το σύστημα κατά τη δημιουργία αιτήσεων με αυτόματη έκδοση αναφοράς από τους φοιτητές.

•      Τμήμα, στο οποίο ανήκει ο φοιτητής που υπέβαλλε την αίτηση.

 

Όταν επιλεχθεί κάποια αίτηση από τη λίστα υπάρχει η δυνατότητα αλλαγής της κατάστασής της από τα διαθέσιμα πλήκτρα στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου. Το πλήκτρο Διαγραφή χρησιμοποιείται για τη διαγραφή των επιλεγμένων αιτήσεων. Το πλήκτρο Ολοκληρώθηκε εμφανίζεται όταν η αίτηση είναι σε εκκρεμότητα, ώστε όταν το πλήκτρο επιλεχθεί να αλλάξει η κατάσταση της αίτησης σε ολοκληρωμένη. Αντίθετα όταν η επεξεργασία της αίτησης έχει ολοκληρωθεί το πλήκτρο εμφανίζεται ως Σε εκκρεμότητα, δίνοντας τη δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει την αίτηση ως μη επεξεργασμένη, δηλαδή σε εκκρεμότητα.

Αντίστοιχα, το τρίτο πλήκτρο μπορεί να εμφανίζεται ως Μη αναγνωσμένο ή Αναγνωσμένο, ανάλογα με το αν η αίτηση έχει αναγνωστεί από το χρήστη ή όχι, δίνοντας τη δυνατότητα στο χρήστη να αλλάξει τη τιμή αυτής της ιδιότητας.