Ρυθμίσεις - επιλογές αναζήτησης

Στη  Γραμματεία 4, υπάρχουν διάφορες ρυθμίσεις και επιλογές, οι οποίες βοηθούν στην διευκόλυνση του χρήστη όσο αφορά τη διαδικασία της αναζήτησης.

Κάθε φορά που χρησιμοποιείτε κάποιο κριτήριο αναζήτησης, αυτό θα παραμείνει, π.χ. αν συνεχίσετε σε κάποια άλλη εργασία και μετά επιστρέψετε στην συγκεκριμένη λίστα για αναζήτηση. Όταν συμβαίνει αυτό, η εφαρμογή εμφανίζει μία προειδοποίηση «με κριτήρια αναζήτησης» στο επάνω δεξιά μέρος.

 

Παρόλα αυτά, πολλές φορές η προειδοποίηση δεν γίνεται αντιληπτή και  δημιουργείται πρόβλημα, ειδικά εάν το κριτήριο είναι από τα τελευταία και δεν φαίνεται. Συχνά δηλαδή ο χρήστης δεν παρατηρεί το «ξεχασμένο» κριτήριο ή την προειδοποίηση με συνέπεια τα αποτελέσματα αναζήτησης να μην είναι τα αναμενόμενα.

 

•      Επιλέξτε το μενού Επεξεργασία > Καθάρισμα Κριτηρίων προκειμένου να καθαρίσουν τα πεδία με τα στοιχεία της προηγούμενης αναζήτησης.

•      Για να «καθαρίζουν» αυτόματα όλα τα κριτήρια αναζήτησης που έχετε συμπληρώσει όταν μετακινήστε από μία λίστα σε κάποια άλλη επιλέξτε το μενού Εργαλεία > Ρυθμίσεις και στο παράθυρο που ανοίγει ενεργοποιήστε την επιλογή Αυτόματο καθάρισμα κριτηρίων κατά την αλλαγή λίστας.

 

Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα αποθήκευσης κάποιου κριτηρίου ή συνδυασμού κριτηρίων που χρησιμοποιήσατε και θα χρειαστεί πάλι στο μέλλον. Τα βήματα της διαδικασίας είναι τα εξής:

 

1.  Δημιουργήστε το κριτήριο ή το συνδυασμό κριτηρίων αναζήτησης που θέλετε.

2.  Επιλέξτε το μενού Προβολή > Κριτήρια > Αποθήκευση Κριτηρίου.

3.  Στο παράθυρο Κριτήρια Αναζήτησης που ανοίγει, πληκτρολογήστε έναν τίτλο για το κριτήριο που αποθηκεύετε και επιλέξτε το πλήκτρο ΟΚ.

 

Κάθε φορά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε το αποθηκευμένο κριτήριο, επιλέξτε το μενού Προβολή > Κριτήρια > τίτλος του αποθηκευμένου κριτηρίου.

 

Μια άλλη σημαντική ρύθμιση του συστήματος, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένα συμπεράσματα, είναι ο  Αριθμός Εγγραφών στους Πίνακες. Αυτή η ρύθμιση ορίζει τον αριθμό των αποτελεσμάτων κατά την αναζήτηση. Συνεπώς, αν αυτός ο αριθμός είναι μικρότερος από τον πραγματικό αριθμό αποτελεσμάτων, μερικές εγγραφές στα αποτελέσματα δε θα εμφανίζονται. Για να ορίσετε τον αριθμό των αποτελεσμάτων αναζήτησης:

 

1.  Επιλέξετε το μενού Εργαλεία > Ρυθμίσεις. 

2.  Στο παράθυρο Επιλογές που ανοίγει, στην ρύθμιση Αριθ. Εγγραφών στους Πίνακες, διαλέξτε μια τιμή από την πτυσσόμενη λίστα ή επιλέξτε χωρίς όριο ώστε να εμφανίζονται όλα τα αποτελέσματα της αναζήτησης.