Τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν κατά την δημιουργία νέου τμήματος είναι τα εξής:
Κωδικός: Ο κωδικός του τμήματος
Α/Α: Αύξων Αριθμός
Όνομα: Η ονομασία του τμήματος (π.χ. ΤΜΗΜΑ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ)
Όνομα Β’: Δεύτερη ονομασία (π.χ. ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ)
Όνομα (γενική): Το όνομα του τμήματος στη γενική (χρησιμοποιείται σε εκτυπώσεις)
Κωδικός Β’: Συντομογραφία τμήματος
Σχολή: Η σχολή του τμήματος (π.χ. Πολυτεχνική Σχολή)
Σχολή Β’: Δεύτερο πεδίο για την ονομασία τη σχολής του τμήματος (π.χ. σχολή στη γενική ή συντομογραφία)
Τρέχον Ακαδ.Έτος: Τρέχον ακαδημαϊκό έτος τμήματος. Για τον ορισμό του τρέχοντος ακαδ. έτους του τμήματος ανατρέξτε στο εγχειρίδιο χρήσης Γραμματεία 4 > Εργασίες Ακαδημαϊκών Περιόδων
Τρέχουσα περίοδος: Τρέχουσα ακαδημαϊκή περίοδος τμήματος. Για τον ορισμό της τρέχουσας ακαδ. περιόδου του τμήματος ανατρέξτε στο εγχειρίδιο χρήσης Γραμματεία 4 > Εργασίες Ακαδημαϊκών Περιόδων
Αριθμός Εξαμήνων: Ο αρχικός αριθμός των εξαμήνων του τμήματος. Ο αριθμός εξαμήνων των διάφορων προγραμμάτων σπουδών του τμήματος ορίζονται στις ιδιότητες του κάθε προγράμματος σπουδών.
Επίπεδο Σπουδών : Δυνατότητα επιλογής Προπτυχιακό ή Μεταπτυχιακό
Δομή ΑEΜ: Δομή αριθμού μητρώου κατά τον αυτόματο ορισμό ΑΜ σε φοιτητές από το σύστημα. Η δομή του ΑΕΜ μπορεί να περιέχει κάποια πεδία από τη δομή: DAA;T-;Y00;T-;I , όπου D=Τμήμα, ΑΑ=τιμή πεδίου Κωδικός Β’ - Συντομογραφία τμήματος, Τ= ελεύθερο κείμενο ορισμένο από το τμήμα, Y=Ακαδ.Έτος (δύο ή τέσσερα ψηφία), I= index (τιμή από πεδίο Αύξων αριθμός), 0=ψηφίο.
Παράδειγμα δομής αριθμού μητρώου:
Έστω τιμή του πεδίου Δομή ΑΕΜ = Υ00;I000, τρέχον ακαδημαϊκό έτος τμήματος = 2008-09 και τιμή πεδίου Αύξων αριθμός ΑΕΜ = 53. Στην περίπτωση εισαγωγής νέου φοιτητή το σύστημα αυτόματα θα καταχωρούσε στο φοιτητή στο πεδίο ΑΜ την τιμή 08053.
Αύξων Αριθμός ΑΕΜ: Τελευταίος αύξων αριθμός μητρώου που έχει δοθεί από το σύστημα. Στην περίπτωση νέου φοιτητή θα δοθεί η τιμή του πεδίου αυτού + 1.
Δομή ΑΓΜ: Δομή αριθμού γενικού μητρώου κατά τον αυτόματο ορισμό ΑΓΜ σε φοιτητές από το σύστημα. Ακολουθεί την ίδια λογική με το πεδίο Δομή ΑΕΜ.
Αύξων Αριθμός ΑΓΜ: Τελευταίος αύξων αριθμός γενικού μητρώου που έχει δοθεί από το σύστημα. Στην περίπτωση νέου φοιτητή θα δοθεί η τιμή του πεδίου αυτού + 1.
Διεύθυνση: Η διεύθυνση του τμήματος
Τ.Κ.: Ο ταχυδρομικός κώδικας
Πόλη: Η πόλη
Χώρα: Η Χώρα
Τηλέφωνο 1: Πεδίο για το τηλέφωνο του τμήματος
Τηλέφωνο 2: Επιπλέον πεδίο για δεύτερο τηλεφωνικό νούμερο
Ηλεκτρονική Διεύθυνση: Η ηλεκτρονική διεύθυνση της ιστοσελίδας του τμήματος
email Τμήματος : Η διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του τμήματος
Υπεύθυνος 1: Το όνομα του υπεύθυνου για το τμήμα
Υπεύθυνος 2: Επιπλέον πεδίο για δεύτερο υπεύθυνο
Σημειώσεις: Πεδίο για την εισαγωγή σημειώσεων που αφορούν το τμήμα
Ονομασία (αγγλικά): Η ονομασία του τμήματος στα αγγλικά
Σημειώσεις (αγγλικά): Πεδίο για την εισαγωγή σημειώσεων στα αγγλικά
Υπεύθυνος 1(αγγλικά): Το όνομα του υπεύθυνου για το τμήμα στα αγγλικά
Υπεύθυνος 2 (αγγλικά): Επιπλέον πεδίο για δεύτερο υπεύθυνο στα αγγλικά